Privacy Policy | Smile Forever Design

This Privacy Policy describes how Smile Forever Design (“we”, “us”, or “our”) collects, uses, and shares information about you when you visit our website, contact us through WhatsApp, email, or phone, or schedule a consultation at our office in Tampa, Florida.

1. Information we collect

We may collect the following categories of information:

Contact information you provide to us (name, phone number, email address) when you reach out through WhatsApp, our forms, or by phone.
Health and treatment information shared during your consultation. This information is protected as Protected Health Information (PHI) under HIPAA.
Technical information automatically collected when you visit this website, such as IP address, browser type, device type, pages viewed, and referring URL.
Cookies and similar technologies used to operate the site and measure performance.

2. How we use your information

To respond to your inquiries and schedule consultations.
To provide dental treatment and follow-up care.
To improve our website and services.
To comply with our legal and regulatory obligations.

We do not sell your personal information. We may share it with:

Licensed dental professionals and laboratories involved in your treatment.
Service providers who help us operate the website and clinic (e.g., hosting, analytics, payment processors like Klarna).
Authorities when required by law.

4. WhatsApp and Instagram conversations

When you write to us on WhatsApp or Instagram, an automated assistant answers first so you get pricing and availability right away, and our team can take over the conversation at any time. In that case we also process:

Your phone number or Instagram username and the profile name the platform shows us.
The messages, voice notes, photos and files of that conversation, and the details you share (treatment of interest, city, preferred day and time).
If you arrived from one of our ads, the click identifier the platform attaches to your first message, which we use to measure our advertising.

To generate its replies, the assistant sends the conversation to Google’s Gemini language model, which processes it on our behalf. Conversations are stored in our messaging inbox and in the assistant’s working memory; the memory of an inactive conversation is erased automatically after 90 days. You can ask us to delete a conversation at any time: see Data Deletion Instructions.

5. Your rights

Depending on your jurisdiction, you may have the right to access, correct, or delete the personal information we hold about you, or to object to certain uses. To exercise these rights, contact us at hello@smileforeverdesigns.com.

6. Data security

We use commercially reasonable safeguards to protect the information we collect. No method of transmission over the internet is 100% secure, and we cannot guarantee absolute security.

7. Children

Our website is not directed to children under 13. If you are a parent or guardian and believe we have collected information from your child, contact us and we will delete it.

8. Changes to this policy

We may update this Privacy Policy from time to time. The “Last updated” date at the top reflects the latest version.

9. Contact

Questions about this policy? Reach out by WhatsApp at +1 (813) 500-7099 or email hello@smileforeverdesigns.com.

This generic Privacy Policy is provided as a starting point and is not legal advice. Consult an attorney before publishing to ensure compliance with HIPAA, the Florida Information Protection Act, and any other applicable laws.

Esta Política de privacidad describe cómo Smile Forever Design (“nosotros”) recopila, usa y comparte información sobre ti cuando visitas nuestro sitio web, nos contactas por WhatsApp, correo electrónico o teléfono, o agendas una consulta en nuestra oficina en Tampa, Florida.

1. Información que recopilamos

Podemos recopilar las siguientes categorías de información:

Datos de contacto que nos das (nombre, teléfono, correo electrónico) cuando nos escribes por WhatsApp, por nuestros formularios o por teléfono.
Información de salud y tratamiento compartida durante tu consulta. Esta información está protegida como Información de Salud Protegida (PHI) bajo HIPAA.
Información técnica recopilada automáticamente cuando visitas este sitio, como dirección IP, tipo de navegador, tipo de dispositivo, páginas vistas y URL de referencia.
Cookies y tecnologías similares usadas para operar el sitio y medir su rendimiento.

2. Cómo usamos tu información

Para responder tus consultas y agendar citas.
Para brindarte tratamiento dental y seguimiento.
Para mejorar nuestro sitio web y nuestros servicios.
Para cumplir con nuestras obligaciones legales y regulatorias.

3. Con quién compartimos tu información

No vendemos tu información personal. Podemos compartirla con:

Profesionales dentales con licencia y laboratorios que participan en tu tratamiento.
Proveedores que nos ayudan a operar el sitio y la clínica (por ejemplo, hosting, analítica y procesadores de pago como Klarna).
Autoridades, cuando la ley lo exija.

4. Conversaciones por WhatsApp e Instagram

Cuando nos escribes por WhatsApp o Instagram, un asistente automático responde primero para darte precios y disponibilidad de inmediato, y nuestro equipo puede tomar la conversación en cualquier momento. En ese caso también tratamos:

Tu número de teléfono o usuario de Instagram y el nombre de perfil que nos muestra la plataforma.
Los mensajes, notas de voz, fotos y archivos de esa conversación, y los datos que compartes (tratamiento de interés, ciudad, día y hora preferidos).
Si llegaste desde uno de nuestros anuncios, el identificador de clic que la plataforma adjunta a tu primer mensaje, que usamos para medir nuestra publicidad.

Para generar sus respuestas, el asistente envía la conversación al modelo de lenguaje Gemini de Google, que la procesa por cuenta nuestra. Las conversaciones se guardan en nuestra bandeja de mensajes y en la memoria de trabajo del asistente; la memoria de una conversación inactiva se borra automáticamente a los 90 días. Puedes pedirnos que eliminemos una conversación en cualquier momento: consulta las Instrucciones para eliminar datos.

5. Tus derechos

Según tu jurisdicción, puedes tener derecho a acceder, corregir o eliminar la información personal que tenemos sobre ti, o a oponerte a ciertos usos. Para ejercer estos derechos, escríbenos a hello@smileforeverdesigns.com.

6. Seguridad de los datos

Usamos medidas de seguridad comercialmente razonables para proteger la información que recopilamos. Ningún método de transmisión por internet es 100 % seguro y no podemos garantizar una seguridad absoluta.

7. Menores

Nuestro sitio no está dirigido a menores de 13 años. Si eres padre, madre o tutor y crees que recopilamos información de tu hijo o hija, contáctanos y la eliminaremos.

8. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta Política de privacidad de vez en cuando. La fecha de “Última actualización” refleja la versión más reciente.

9. Contacto

¿Preguntas sobre esta política? Escríbenos por WhatsApp al +1 (813) 500-7099 o al correo hello@smileforeverdesigns.com.

Esta Política de privacidad genérica es un punto de partida y no constituye asesoría legal. Consulta a un abogado antes de publicarla para asegurar el cumplimiento de HIPAA, la Ley de Protección de Información de Florida y cualquier otra ley aplicable. En caso de discrepancia, prevalece la versión en inglés.